MémoriaAu sommaire
- La cita previa, c'est quoi exactement ?
- NIE, certificat UE, TIE : lequel vous concerne
- Pourquoi les créneaux sont si difficiles à obtenir
- La réservation, écran par écran
- Le dossier pour le certificat de registre UE
- Les pièges à éviter
- Le jour du rendez-vous, et après
- Ce que fait Mémoria
- Questions fréquentes
La cita previa, c'est quoi exactement ?
La cita previa est le rendez-vous préalable obligatoire pour toute démarche d'étranger auprès de la Policía Nacional. Sans elle, on ne vous reçoit pas : il n'y a pas de guichet où l'on fait la queue et où l'on finit par passer. Dans la province de Madrid, ces rendez-vous se réservent exclusivement en ligne, via le service « Internet Cita Previa » accessible depuis sede.administracionespublicas.gob.es.
Le principe est simple : vous choisissez la province (Madrid), puis la procédure (trámite), puis vous saisissez vos données et, s'il reste des créneaux, vous en choisissez un. Deux procédures concentrent l'essentiel des demandes des nouveaux arrivants :
- l'attribution du NIE, qui correspond au formulaire EX-15 ;
- le certificat de registre de citoyen de l'Union, le fameux « NIE vert », qui correspond au formulaire EX-18.
Les deux procédures sont soumises à la taxe 790-012, à générer et à payer avant le rendez-vous. Le formulaire propose plusieurs rubriques selon la démarche : vérifiez sur le site officiel la rubrique et le montant applicables au moment où vous le remplissez, ils peuvent évoluer.
Le cadre des démarches des étrangers a été réorganisé par un nouveau Reglamento de extranjería entré en vigueur en 2025. Les grandes lignes décrites ici restent valables, mais les pièces exigées et l'intitulé des procédures peuvent bouger : vérifiez toujours sur le site officiel au moment de votre demande.
NIE, certificat UE, TIE : lequel vous concerne
Avant de réserver quoi que ce soit, il faut savoir quelle procédure choisir. Se tromper ici, c'est perdre un rendez-vous qui a peut-être demandé des semaines.
| Document | Pour qui | Ce qu'il atteste |
|---|---|---|
| NIE (EX-15) | Tout étranger ayant un intérêt économique, professionnel ou social en Espagne, résident ou non | Un simple numéro d'identification. Aucun droit de séjour. |
| Certificat de registre UE (EX-18) | Citoyens de l'UE, de l'EEE et suisses qui s'installent plus de trois mois | Votre résidence en Espagne. Il reprend votre NIE, ou vous en attribue un si vous n'en aviez pas. |
| TIE | Ressortissants hors UE titulaires d'une autorisation de séjour | Carte physique liée à un titre de séjour, procédure distincte. |
Si vous êtes européen et que vous vous installez à Madrid, c'est en principe le certificat de registre UE qu'il vous faut, pas un NIE seul. Le NIE « simple » est utile si vous devez acheter, signer ou travailler avant d'être installé ; dans ce cas, la voie consulaire depuis votre pays est souvent plus rapide, comme expliqué dans notre guide obtenir son NIE avant le départ.
Pourquoi les créneaux sont si difficiles à obtenir
Quiconque a essayé connaît la page : « En este momento no hay citas disponibles ». Ce n'est pas un bug, c'est le fonctionnement normal du système à Madrid. Plusieurs raisons s'additionnent :
- Une offre limitée. Chaque commissariat habilité dispose d'un nombre restreint de créneaux par jour pour les démarches d'étrangers.
- Une demande très forte. Madrid concentre une part importante des arrivées d'étrangers en Espagne, européens comme non européens.
- Des ouvertures irrégulières. Les créneaux ne sont pas publiés à heure fixe. Ils apparaissent par vagues, et disparaissent en quelques minutes.
- Des annulations ponctuelles. Un rendez-vous annulé remet un créneau en ligne, à n'importe quel moment de la journée.
La conséquence pratique : il faut consulter souvent, à des heures différentes, et accepter d'être flexible. Le levier le plus efficace est géographique. Le système vous propose généralement de choisir parmi plusieurs bureaux de la province, et pas seulement ceux de Madrid-ville. Accepter un rendez-vous dans une commune de la périphérie, à quarante minutes de chez vous, peut vous faire gagner des semaines.
Un rendez-vous plus loin mais plus tôt vaut presque toujours mieux qu'un rendez-vous idéal qui n'arrive jamais. Le certificat délivré est le même, quel que soit le bureau de la province.
La réservation, écran par écran
L'interface est en espagnol et assez austère, mais le parcours est linéaire. Dans les grandes lignes :
- Choix de la province : Madrid.
- Choix de la procédure : dans la liste des démarches de police, sélectionnez celle qui correspond à l'attribution du NIE ou au certificat de registre UE. Lisez l'intitulé en entier avant de valider ; plusieurs lignes se ressemblent.
- Choix du bureau, selon les cas : une liste de commissariats de la province, ou un choix automatique selon les disponibilités.
- Page d'information : elle rappelle les documents à apporter. Lisez-la, elle reflète les exigences du moment.
- Vos données : type et numéro de document (passeport ou carte d'identité nationale), nom et prénom tels qu'ils figurent sur le document, nationalité, parfois date de naissance.
- Recherche de créneau : s'il en reste, le système vous en propose un ou plusieurs.
- Coordonnées : un numéro de téléphone et une adresse e-mail. Un code de confirmation est envoyé par SMS ou par e-mail ; il faut le saisir pour valider la réservation.
- Justificatif : une fois le rendez-vous confirmé, téléchargez et imprimez le justificatif (justificante) avec son numéro de localisation. Il vous sera demandé à l'entrée et il sert à annuler si besoin.
Les données saisies doivent correspondre exactement au document que vous présenterez le jour J. Un rendez-vous pris avec le numéro d'un ancien passeport ou une faute dans le nom peut être refusé à l'entrée.
Le dossier pour le certificat de registre UE
Le certificat de registre UE est la démarche que la plupart de nos clients européens doivent accomplir. Les pièces précises dépendent de votre situation, mais le socle est généralement le suivant :
| Pièce | Précisions |
|---|---|
| Passeport ou carte d'identité nationale | En cours de validité. Original et copie. |
| Formulaire EX-18 | Rempli et signé, en général en deux exemplaires. |
| Taxe 790-012 payée | Justificatif de paiement avec la bonne rubrique cochée. |
| Justificatif de votre situation | Le cœur du dossier, voir ci-dessous. |
| Certificat d'empadronamiento | Pas toujours listé, mais très souvent demandé en pratique pour prouver l'adresse. Voir notre guide empadronamiento à Madrid. |
Prouver sa situation : les cas courants
Le certificat atteste que vous remplissez les conditions de séjour d'un citoyen européen de plus de trois mois. Selon votre profil, on vous demandera généralement :
- Salarié : contrat de travail et/ou attestation d'affiliation à la Sécurité sociale espagnole.
- Indépendant : justificatif d'inscription comme travailleur indépendant.
- Inactif, retraité, télétravailleur pour un employeur étranger : preuve de ressources suffisantes et une assurance maladie, publique (par exemple via un formulaire européen de droits) ou privée, couvrant l'Espagne.
- Étudiant : inscription dans un établissement, assurance maladie et, en général, déclaration de ressources suffisantes.
Les membres de famille ont leurs propres cas : un conjoint ou des enfants européens peuvent s'appuyer sur la situation du titulaire principal, avec justificatifs de lien familial (livret de famille, acte de mariage, actes de naissance, parfois traduits). Un membre de famille non européen relève d'une autre procédure, la carte de membre de famille d'un citoyen de l'Union : ce dossier est coordonné avec notre avocat partenaire.
Le « télétravailleur pour une entreprise étrangère » est le profil qui pose le plus de questions au guichet. Un dossier de ressources clair (relevés bancaires, contrat, fiches de paie) et une assurance santé sans franchise ni délai de carence évitent la plupart des refus.
Les pièges à éviter
Payer quelqu'un pour un « créneau »
Des intermédiaires vendent des rendez-vous qu'ils réservent en masse avec des outils automatiques. C'est une pratique abusive que les autorités combattent activement, et elle vous expose directement : un rendez-vous réservé avec des données fausses ou au nom d'un tiers peut être refusé au guichet, et vous aurez payé pour rien. Ne payez jamais pour un créneau. Un accompagnement sérieux se paie pour le travail de préparation, pas pour un rendez-vous « acheté ».
Choisir la mauvaise procédure
Un rendez-vous pris pour l'attribution du NIE ne permet pas de déposer une demande de certificat UE, et inversement. Le fonctionnaire ne pourra pas « basculer » votre dossier : le rendez-vous est perdu.
Envoyer quelqu'un à votre place
Pour le certificat de registre UE, la présence en personne du demandeur est exigée. Ni votre conjoint, ni votre employeur, ni un accompagnateur ne peuvent y aller seuls.
Venir sans copies
Apportez chaque document en original et en copie. Il n'y a pas de photocopieuse au commissariat, et un dossier incomplet peut vous valoir de revenir… avec un nouveau rendez-vous à trouver.
Payer la taxe à la dernière minute
La taxe 790-012 doit être payée avant le rendez-vous, en banque ou en ligne selon les modalités proposées. La veille au soir, une banque fermée ou un paiement en ligne qui échoue peuvent tout faire capoter.
Le jour du rendez-vous, et après
Présentez-vous un peu en avance, avec le justificatif de rendez-vous imprimé. Un agent vérifie le justificatif à l'entrée, puis on vous appelle par numéro. L'entretien lui-même est court : le fonctionnaire contrôle votre identité, parcourt les pièces, conserve les copies et vous rend les originaux. Les échanges se font en espagnol ; si vous ne le parlez pas, venir accompagné d'une personne qui le parle aide beaucoup, même si elle ne peut pas faire la démarche à votre place.
Si le dossier est complet, le certificat de registre UE est souvent remis sur place, imprimé sur papier, avec votre NIE. Dans certains cas, il est délivré plus tard ou on vous demande une pièce complémentaire. Le NIE attribué via EX-15 suit une logique comparable, avec un document papier mentionnant votre numéro.
Une fois le certificat en main :
- faites-en plusieurs copies et une version numérisée, vous le présenterez à la banque, à l'employeur, au propriétaire, à l'école ;
- utilisez votre NIE pour demander votre certificat numérique, qui ouvre l'accès à la quasi-totalité des démarches en ligne : voir notre guide certificat numérique et Cl@ve ;
- mettez à jour votre dossier auprès de votre banque et de votre employeur avec le numéro définitif.
Ce que fait Mémoria
Nous gérons la prise de rendez-vous selon les créneaux ouverts par l'administration, en surveillant les bureaux de toute la province. Nous préparons et vérifions le dossier pièce par pièce avant le rendez-vous, remplissons les formulaires avec vous et vous faisons un briefing la veille : ce qu'il faut apporter, ce qui vous sera demandé, comment se déroule l'entretien. Nous ne vendons pas de créneaux et ne promettons pas de date : personne ne le peut honnêtement. Le détail est dans notre offre installation.
Pour les titres de séjour non européens (visas, autorisations de travail, cartes de membre de famille), le dossier est coordonné avec notre avocat partenaire : voir immigration.
Questions fréquentes
Quelqu'un peut-il aller au rendez-vous à ma place ?
Pour le certificat de registre UE, non : le demandeur doit se présenter en personne. Une personne peut vous accompagner pour traduire ou vous aider, mais pas vous remplacer. Pour un mineur, c'est le représentant légal qui l'accompagne avec les justificatifs de filiation.
Que se passe-t-il si je rate mon rendez-vous ?
Il est perdu et il faut en réserver un nouveau, dans les mêmes conditions de disponibilité. Si vous savez à l'avance que vous ne pourrez pas venir, annulez-le avec votre justificatif : le créneau profitera à quelqu'un d'autre, et cela évite que votre nom soit associé à une absence.
Puis-je réserver pour toute ma famille en une seule fois ?
En règle générale, chaque rendez-vous est lié à un seul document d'identité : il faut donc un rendez-vous par personne. L'idéal est de réserver des créneaux proches, le même jour et dans le même bureau, pour que les dossiers liés (conjoint, enfants) soient traités ensemble. Selon le bureau, l'agent accepte parfois de recevoir la famille d'un bloc, mais ne comptez pas dessus.
Et si aucun créneau n'apparaît pendant des semaines ?
Élargissez la recherche à tous les bureaux de la province, consultez à des heures variées (tôt le matin, en soirée) et vérifiez que vous avez bien sélectionné la bonne procédure. N'achetez pas de créneau à un tiers. Si votre situation l'exige (signature, embauche), un NIE consulaire ou une démarche différente peut parfois débloquer la situation : c'est au cas par cas.
Le certificat de registre UE a-t-il une date d'expiration ?
Le certificat ne porte en principe pas de date d'expiration, mais il atteste d'une situation à une date donnée. Certains organismes peuvent demander un certificat récent ou à jour si votre situation a changé. Vérifiez les conditions sur le site officiel si vous changez de statut.
Dois-je être empadronado avant le rendez-vous ?
Ce n'est pas toujours une condition écrite, mais le certificat d'empadronamiento est très souvent demandé en pratique pour justifier votre adresse. Mieux vaut l'avoir avant le rendez-vous : c'est souvent la première démarche à lancer en arrivant.
Vous préférez qu'on s'en occupe ?
Trente minutes en visio, sans engagement. Vous repartez avec un plan clair et un devis précis, que vous travailliez avec nous ou non.
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